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Für den persönlichen Austausch von Angesicht zu Angesicht gibt es keinen echten Ersatz. Ein persönliches Zusammentreffen ist aber nicht immer möglich, insbesondere jetzt, wo Kommunen, Bundesländer und Regierungen die Menschen auffordern, zu Hause zu bleiben. Für alle diejenigen, die einen persönlichen Austausch gewohnt sind, bedeutet dies, dass wir die Art und Weise, wie wir mit unseren Kunden und Kollegen in Kontakt bleiben bzw. zusammenarbeiten, überdenken müssen.

Es bieten sich Möglichkeiten, mit deren Hilfe wir auch in diesen schwierigen Zeiten auch weiterhin gut zusammenarbeiten können. Wie kann man seine aktuellen Möglichkeiten bestmöglich nutzen? 

Auch wenn diese Tipps selbstverständlich erscheinen, kann es nützlich sein, sie nochmals in Erinnerung zu rufen: 

Entscheiden Sie, was Sie erreichen wollen, und ob sich dazu ein Telefonat oder ein Online-Meeting besser eignet.

Sowohl Telefonate als auch Online-Meetings und Videokonferenzen – über Microsoft Teams, Zoom, Skype und ähnliche digitale Plattformen – haben jeweils ihre eigenen Vorzüge und Nachteile. Ein Telefongespräch kann eine schnelle, effektive Möglichkeit darstellen, Informationen auszutauschen oder eine Frage zu beantworten; es liefert jedoch selbstverständlich keine nonverbale Rückmeldung über die Körpersprache oder den Gesichtsausdruck des Gesprächspartners wie dies bei einem Videochat der Fall wäre. Ein Videoanruf erlaubt zwar andererseits einen persönlicheren Austausch, kann sich aber schwierig gestalten, wenn Probleme mit den WLAN-Verbindungen oder sonstige technische Hürden auftreten. Finden Sie doch einfach heraus, was Ihr Geschäftspartner bevorzugt.

Beginnen Sie das Gespräch mit einer offenen Frage, die zeigt, dass Sie sich um das Unternehmen Ihres Kunden Gedanken machen.

Anstatt also zu fragen: „Wie geht es Ihnen?“ oder „Wie ist Ihr Tag?“ beginnen Sie vielleicht etwas zielgerichteter, etwa mit: „Wie läuft es in Ihrem Geschäft?“ Wie arbeiten Sie momentan?“ Oder: „Geht es allen gut?“

In Zeiten wie diesen – wenn so viele sich darauf einstellen müssen, von zu Hause zu arbeiten und bei der Arbeit ihre Partner, Kinder oder auch Haustiere um sich herum haben – könnten Sie diese Frage dahingehend erweitern, wie es der Familie geht und wie diese mit den Veränderungen zurecht kommt.

Sie sollten einen Grund für Ihren Anruf bzw. die Besprechung haben.

Einen konkreten Anlass für einen Telefonanruf oder ein virtuelles Meeting zu haben, ist extrem wichtig. Möglicherweise war die Besprechung bereits geplant oder es geht um einen regelmäßigen Informationsaustausch zu einem laufenden Projekt oder Auftrag. Vielleicht melden Sie sich auch, weil Sie Informationen zum Unternehmen, lokalen Markt oder zur allgemeinen Branchensituation haben, die für Ihren Gesprächspartner nützlich sein könnte.

Im letzteren Fall ist es besonders wichtig, dass Sie den Anlass für Ihre Kontaktaufnahme möglichst frühzeitig im Gespräch nennen. Das erleichtert den weiteren Verlauf des Gesprächs und hilft dabei, mit Ihrem Kunden/Kollegen auf professioneller Ebene zu kommunizieren.

Die Dauer spielt eine große Rolle.

Die meisten Besprechungen haben eine vorgegebene Dauer von 30 Minuten, einer Stunde oder länger. Während es zwar sinnvoll ist, einen Zeitrahmen für Ihren Anruf oder das virtuelle Meeting festzulegen, sollten Sie flexibel bleiben und sich auf die Wünsche Ihrer Geschäftspartner eingehen.

Um die nachhaltige Wirkung Ihres Anrufs zu erhöhen, sollten Sie sich fragen, welche Informationen Ihr Gesprächspartner benötigt, oder ob Sie Interessantes weiterzugeben haben, das für die Person, ihre Tätigkeit oder ihr Unternehmen von Nutzen sein könnte. An welchen Teil des Gesprächs wird sich Ihr Gegenüber nach einem Monat noch erinnern? Nach dem Informationsaustausch könnten Sie beispielsweise noch fragen, ob Sie noch helfen können oder was zu besprechen wäre. Der Dank bei seinem Gesprächspartner für seine Zeit rundet ein positives Gespräch ab.

Gerne können Sie mit einer E-Mail nachfassen, die noch einmal ein oder zwei Ergebnisse des Gesprächs aufgreift: Entweder Sie bestärken oder ergänzen die gewünschten Informationen oder bestätigen die nächsten Schritte einer besprochenen Maßnahme. Dieser zusätzliche Schritt bringt das Gespräch zu einem besseren Abschluss.

Wir müssen uns alle auf eine neue Art der geschäftlichen Zusammenarbeit einstellen – aber wir tun dies gemeinsam.