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Non c'è sostituto per una comunicazione faccia a faccia. Ma non sempre è possibile incontrarsi di persona, soprattutto in questo momento in cui le città, gli stati e i paesi chiedono alle persone di restare a casa. Per chi è abituato a interagire di persona, questo ha significato dover ripensare al modo in cui ci intratteniamo e collaboriamo con i nostri colleghi e i nostri clienti.

Fortunatamente, ci sono alternative disponibili che ci permettono di lavorare insieme e collaborare, anche in questi tempi difficili. Si tratta solo di sapere come sfruttarle al meglio:

Stabilite cosa vi serve e se è più adatta una telefonata o una riunione virtuale.

Sia le telefonate che le riunioni virtuali - utilizzando Microsoft Teams, Zoom, Skype e piattaforme digitali simili - hanno vantaggi e svantaggi. Una telefonata può fornire un modo rapido ed efficace per condividere informazioni o rispondere a una domanda; tuttavia, non fornisce un feedback non verbale dal linguaggio del corpo di una persona o dalle espressioni del viso che invece una video conversazione può dare. Una videochiamata, d'altra parte, aiuta a creare un'interazione più personale, ma può essere impegnativa se ci sono problemi con le connessioni WIFI o altre difficoltà tecnologiche. Se ambo le due soluzioni sono ugualmente efficaci, si può semplicemente chiedere all'altra persona se ha una preferenza.

Iniziate la conversazione con una domanda a risposta aperta che susciti una riflessione o che riguardi la loro attività.

Invece di chiedere semplicemente "Come stai?" o "Come va la tua giornata?", considerate di iniziare con qualcosa di più mirato, come "Come va il lavoro? Siete aperti o chiusi?” Oppure: "State tutti bene in azienda?"

In un momento come questo - quando tante persone stanno passando al lavoro da casa e possono avere intorno coniugi, figli o animali domestici mentre lavorano - potreste voler andare oltre la domanda e chiedere come sta la loro famiglia e come è stato per loro l'adattamento.

Sapere il motivo della chiamata o della riunione virtuale.

Avere un motivo per una chiamata o una riunione virtuale è molto importante. Potreste già avere una riunione programmata, o un appuntamento per un lavoro o un ordine in corso. Potreste anche essere in contatto perché avete notizie sulla vostra azienda, sul mercato locale o altre informazioni di settore che la persona potrebbe trovare utili.

Se si tratta di quest'ultimo, è particolarmente importante che identifichiate il motivo per cui vi state rivolgendo a loro e lo comunichiate fin dall'inizio della vostra conversazione. Questo contribuirà a favorire ulteriori conversazioni e a mantenere una relazione professionale con il vostro cliente.

Mantenete un rapporto breve ma di grande effetto.

La maggior parte delle riunioni ha una durata programmata, che sia di 30 minuti, un'ora o più. Anche se può essere importante pianificare un orario per la vostra chiamata o riunione virtuale, siate flessibili e non sentite la necessità di impegnarvi per tutto il tempo.

Per aumentare l'efficacia della vostra chiamata chiedetevi di quali informazioni l'altra persona ha bisogno, o se potete condividere qualcosa che potrebbe essere utile per loro, per il loro lavoro o per la loro attività. Cosa ricorderanno della conversazione tra un mese? Condividete queste informazioni, favorite una discussione naturale, chiedete se c'è qualcos'altro che potete fare per aiutare o che loro vorrebbero discutere - e poi, terminate la chiamata o l'incontro con "Grazie".

Fate seguire un'e-mail che registri una o due cose da ricordare della chiamata o della riunione: Potrebbe rafforzare o fornire maggiori dettagli sulle informazioni richieste o semplicemente confermare un'azione ed i successivi passi da compiere. Questo ulteriore passaggio aiuta a chiudere la conversazione.

Ci stiamo adattando a un nuovo modo di lavorare – ma lo stiamo facendo insieme.