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de Genie el abr. 16, 2020, 03:00

Consejos para interactuar con colegas y clientes cuando no es posible un encuentro cara a cara

No existe un sustituto para la comunicación cara a cara. Pero, juntar a las personas no siempre es posible, particularmente ahora que en las ciudades, estados y países se está pidiendo a la gente que se quede en casa. Para aquellos que están acostumbrados a la interacción en persona, este hecho ha llevado a reflexionar sobre cómo nos comprometemos y colaboramos con nuestros colegas y clientes.

Afortunadamente, disponemos de muchas opciones que nos permiten trabajar y colaborar juntos, incluso en estos tiempos difíciles. Solo se trata de cómo sacarles el mejor provecho:

Decida qué necesita lograr y si una llamada telefónica o una reunión virtual sería la mejor opción.

Tanto las llamadas telefónicas como las reuniones virtuales, utilizando Microsoft Teams, Zoom, Skype o alguna plataforma digital similar, tienen ventajas y desventajas. Una llamada telefónica puede ser una forma rápida y eficaz de compartir información o responder a una pregunta; sin embargo, no ofrece la información no verbal del lenguaje corporal o las expresiones faciales de una persona que sí puede ofrecer una videollamada. Una videollamada, por otro lado, ayuda a crear una sensación más personal de interacción pero puede ser un desafío si hay problemas con la conexión WIFI u otras dificultades tecnológicas. Si ambas se presentan como iguales de eficaces, puede simplemente preguntar a la otra persona qué prefiere.

Inicie la conversación con una pregunta abierta que haga pensar o exprese interés por el negocio de su interlocutor.

En lugar de preguntar simplemente «¿Cómo está?» o «¿Qué tal se presenta el día?»,Tips for Engaging When Everyone is Remote considere comenzar con algo más enfocado, como «¿Cómo va el negocio? ¿Continúan con actividad o han tenido que cerrar?» O, «¿Están todos bien?»

En un momento como este, en el que tantas personas están haciendo la transición al trabajo desde casa y pueden tener a sus cónyuges, hijos o mascotas cerca mientras están trabajando, puede que desee ampliar esa pregunta para preguntar cómo está su familia y cómo ha sido la adaptación para ellos.

Sepa la razón por la que está llamando u organizando una reunión.

Siempre es muy importante tener una razón para una llamada o una reunión virtual. Es posible que ya tenga una reunión programada, o se trate de una comprobación rutinaria para un trabajo o pedido en curso. También podría ponerse en contacto con la persona porque tiene información sobre la empresa, el mercado local u otra industria que podría ser importante para dicha persona.

Si se trata de esto último, es especialmente importante que mencione la razón por la que está llamando y que lo haga bastante al inicio de la conversación. Esto ayudará a lograr temas de conversación adicionales y a mantener una conexión profesional con su cliente.

Breve pero efectivo.

La mayoría de las reuniones tiene una duración prevista, ya sean 30 minutos, una hora o más. Si bien es importante planificar un tiempo para su llamada o reunión virtual, sea flexible y no se sienta obligado a cubrir todo el tiempo previsto.

Para aumentar la efectividad de su llamada, pregúntese a sí mismo qué información es la que necesita la otra persona o si puede aportarle algo que será útil para ella, su trabajo o su negocio. ¿Qué recordará de la conversación dentro de un mes? Comparta la información, de lugar a una conversación natural, pregunte si hay algo más en lo que pueda ayudar o que la otra persona pueda querer tratar y luego, finalice la llamada o reunión con un «Gracias».

De seguimiento con un correo electrónico que incluya uno o dos de los puntos más importantes de la conversación o la reunión: Puede servir para reforzar o proporcionar más detalles sobre la información solicitada o simplemente confirmar una acción con los siguientes pasos a seguir. Este paso adicional ayuda a finalizar la conversación.

Nos estamos adaptando a una nueva forma de hacer negocios, pero en esto también estamos juntos.

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